Hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi thực hiện sự kiện họp báo, hội nghị với mục tiêu mô tả cũng marketing cho hình ảnh của doanh nghiệp mình tới với khách hàng, đối tác cũng như giới truyền thông. Chính bởi thế hầu hết các doanh nghiệp này phải làm sao để sự kiện được diễn ra thành công và phải thật ấn tượng. Có như thế thì các khách mời tham gia mới có dấu ấn riêng về hình ảnh của doanh nghiệp bạn, là bàn đạp để phát triển sau này.

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Vậy sự kiện họp báo, hội nghi được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi trên bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi trình bày dưới đây.

Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Bước này là bước quan trọng nhất tại vì đây là tiền đề để tổ chức các bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được mục đích cũng như chủ đề của sự kiện thì mới có thể làm các việc tiếp theo như lựa chọn ý tưởng thiết kế cho event, cần phải sử dụng những loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham dự sự kiện gồm những ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của event hay là không.

Thông thường thì hầu hết event như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự vì hội nghị thì cần có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa những dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch thực hiện event bao gồm các thông tin như mục đích của sự kiện, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức như thế nào, kinh phí cần thiết để thực hiện là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Tiến hành thực hiện theo kế hoạch đã đề ra

Sự kiện này đòi hỏi phải chuẩn bị tốt những việc như truyền thông, quảng cáo, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Ngoài ra còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất... Một việc nữa vô cùng cần thiết là bạn nên chuẩn bị các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của mình. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí nhân viên ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như những ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.